التخطيط الجيد هو المسافة الفاصلة بين فكرة شركتك وتنفيذها، وتم اعتماد خطة العمل كأساس ثابت لأي شركة تريد أن تبدأ، أو أي شركة موجودة بالفعل وتريد أن تنمو وتستمر. إليك نموذج خطة عمل جاهزة، يختصر عليك الوقت والجهد، ويساعدك على ترتيب أفكارك وإخراجها على الورق بأفضل هيكلة ممكنة. تذكر أن الوضوح والتسلسل المنطقي لمعلومات عملك التجاري لا يقل أهمية عن كفاءة ما يدور في الحقيقة.
ما هي خطة العمل؟
خطة العمل هي الوثيقة الرسمية التي تجيب على أسئلة مثل: كيف ستحقق هذه الشركة أهدافها؟ وهل ستحققها بالفعل؟ ولماذا تسعى لهذه الأهداف بالتحديد؟ وما الذي يميز سعيها عن غيرها من المنافسين؟ وما التوقعات المستقبلية بشأن هذه الشركة من النواحي المالية والتشغيلية؟
وتستغرق الفترة المعنيين بالتخطيط لها في نموذج خطة العمل الجاهزة ما بين السنة لثلاث سنوات، وعليك أن تعنون في خطتك المدة المتوقع تنفيذ هذه الخطة فيها. مع الأخذ في الاعتبار أن الخطة تبدأ بالنقطة التي تقف فيها أولًا، دون افتراض بمعرفة مسبقة عن أنشطتك وعملك التجاري، فلا تجد خطة عمل تقول لك إلى أين أنت ذاهب قبل أن تخبرك ما الذي أنت عليه الآن؟
تعرف علي برنامج دفترة
لإدارة الشركات بشكل احترافي
لمن نموذج خطة العمل الجاهزة
كل الشركات والأعمال التجارية بمختلف أحجامها تستطيع الاستفادة من نموذج خطة العمل الجاهزة ، لن تجد أي نوع من الصعوبة في تطويع الخطة بما يتناسب مع احتياجاتك، كما يسعدنا أن نطرح لك بشكل تفصيلي، جميع الخطوات الموجودة في النموذج، وأهمية كل خطوة، لتعدّل على الخطة وتحذف وتضيف كيفما تريد.
لماذا تحتاج إلى نموذج خطة عمل جاهزة أو غير جاهزة؟
1) لتوضيح فكرة شركتك، ربما تبدو بديهية، فمن يدير شركة لا يعرف فكرتها؟ ولكن على حقيقة الأمر يعد تحديد الهدف الأساسي والنشاط الرئيسي وفهم السوق وآلية تحقيق الأرباح أمور لا تضح لكل المؤسسات الجارية، للدرجة التي تجعل صاحب شركة يرتاب إن سألته عن الدور الذي تقوم به مؤسسته بوضوح! ومن كمالية نموذج خطة العمل التجاري، أنه سيبيّن لك من كل الجوانب الممكنة فكرة شركتك، فلا يعد الأمر سرد مختصر مخل في سطرين مبهمين، ولكنه دراسة عميقة، مقسمة بأفضل طريقة ممكنة، بحيث تخبر كل من يقرأها، لماذا عانيت واستحدثت فكرتك لتوجدها في هذا العالم؟
2) بعض المشكلات المتعلقة بسير العمليات التشغيلية لعملك، أو في طريقة التمويل، أو ربما في توزيع المنتجات، تكون غير واضحة بشكل ما، ولا يحتاج الأمر منك سوى تحليل كافة الأوضاع الحالية، لتكتشف موضع الزلل. وفي هذه الحالة يعد نموذج خطة العمل الجاهزة أداة، من خلالها تقوّم سير أهدافك.
3) لا شك أن من أهداف خطة العمل، التخطيط! دون إبانة أو إطالة، فمن لا يخطط إلى أين هو ذاهب، لا يمكنه أن يحقق شيئًا يذكر على الإطلاق. لا تستهين بقيمة الخطط المكتوبة، وتكتفي بالأفكار الموجودة بذهنك، فلا خطة حقيقية بلا ورق، وإن كان ورقًا افتراضيًا في صورة إلكترونية، المهم أن تكتب.
4) كيف تعرف أنك نجحت؟ لا بد من وجود مؤشرات تقيسها وتخبرك، ونموذج خطة العمل الجاهزة مصمم كمؤشر تعرف منه موضعك بناءً على توقعات ما كان من المفترض أن يحدث لتنجح.
5) تساعدك خطة العمل في تحديد أولوياتك، وإدارة أوقات الضغوط والأزمات بفعّالية وكفاءة منقطعة النظير. لا يكفيك أن تنفذ أهدافك، ولكن يتوجب عليك معرفة ما الأولى في اللحظة الحالية، وما يصلح أن يؤجل بعض الوقت؟
6) الموظفين المهرة شخصيات مستقلة وناجحة بالقدر الذي يجعلها تبحث عن مؤسسة تشاركها رؤيتها وتأتلف مع طموحاتها، ووجود خطة عمل يوفر عليك المسألة، ويجذب الموهوبين ويديم كدحهم لتحقيق المصلحة، فلا تعتبر الموظف ترس يدور في ماكينة لا يعلم لماذا تدار، بينما يمكنك جعل كل موظف ماكينة منتجة بذاتها، مؤمنة بما تؤمن به.
7) رغم كل ما سبق ذكره، فالهدف الأساسي من نموذج خطة العمل الجاهزة، أن يكون لك قبل غيرك، لتختبر حيوية شركتك، وتبقى على الطريق الصحيح. ابعد عن ذهنك تصور أنها مهمة شاقة مفروضة عليك، لكي تقنع غيرك بفكرتك، بل تصورها لبنة تساعدك في قصرك الذي تشيده، وأحسن البناء. خطة العمل مهمة للإدارة الداخلية كأهميتها كوثيقة رسمية.
اقرأ ايضا : كل ما تريد معرفته عن دراسة الجدوي مع نموذج جاهز للتحميل
متى تحتاج إلى نموذج خطة عمل جاهزة؟
1) إن كنت لم تبدأ مشروعك التجاري بعد، وتريد أن تختبر فكرتك، ويطبق الأمر على المشروعات المعتادة كمحل ملابس تجاري أو مخبز، أو شركة تقدم خدمات تسويقية واستشارات، كما يطبق على الأفكار المبتكرة الجديدة التي تندرج تحت عباءة ريادة الأعمال، وإن كانت الثانية أولى بتطبيق نموذج العمل التجاري المرن الذي فصلنا فيه هنا.
2) مع إغلاق السنة المالية، وبداية دورة رأس مال جديدة، وهو غالبًا ما يتم بصفة سنوية متكررة، لتقييم الخطة السابقة، وضبط بوصلة السير على الأهداف بوجهة السليمة.
3) في حالات الطوارىء التي تتطلب تدخلًا عاجلًا وتحليلًا شاملًا، سواء كان الحدث الذي يستدعي الوقوف عنده وتحليله أزمة اقتصادية عالمية تمس السوق ككل، أو أمر يخص شركتك وفقط، لأن في هذه الأوقات قد تحتاج تغيير الطريقة التي تحقق بها أهدافك دون الالتزام بالسير على نفس الخطة الأولى، بل وتغير الأهداف ذاتها إن دعتك الحاجة. وهنا عبقرية التخطيط المرن، الذي يستوعب المتغيرات بدلًا من أن يكبحها.
4) إن كنت بحاجة إلى تمويل تأسيسي، أو للتوسع في مرحلة من مراحل النمو، ورغبت في استمالة المستثمرين، حيث تعد خطة العمل برهانًا كافيًا على نجاحك، موثقًا بالدلائل والأرقام، شديدة التفصيل.
تعرف علي برنامج دفترة
لإدارة الشركات بشكل احترافي
ما أنواع نماذج خطة العمل؟ وما الذي يناسبك منهم؟
1) خطة العمل المصغرة (القصيرة): وهي اختصار غير مخل للخطة الكبيرة، لا تتجاوز العشر صفحات، وتكتفي بالعناصر الرئيسية، دون التفصيل في أمور فرعية، وتفيد في حالة رغبة الرؤساء أو الجهات الخارجية في مراجعة خطة عمل شركتك في وقت قصير لاتخاذ قرارات سريعة.
2) خطة العمل الكبيرة (خطة المشروع): وهي المقصودة حين نقول خطة عمل بشكل مطلق دونما تحديد، ويكون متوسط حجمها للأعمال التجارية الصغيرة ما بين 35 ل 50 صفحة، وتصل لمئات الصفحات في المؤسسات الضخمة.
3) خطة العرض التقديمي: نسخة موجهة للجهات الخارجية بالأخص المستثمرين، وتكون في شكل عرض تقديمي مثل باوربوينت، ويراعى فيها حسن التنسيق والعرض، واختيار التفاصيل الهامة بعناية بدون إسهاب غير مفيد.
4) الخطة الإلكترونية: نسخة إلكترونية للخطة، قد تكون مفردة في ملف اعتيادي، أو من خلال بعض الأنظمة الضخمة التي تستخدمها المنظمات لإدارة المكان بصورة سحابية.
اقرأ ايضا: محضر اجتماع جاهز
ما خطوات كتابة خطة العمل؟
تتألف خطة العمل من أقسام، يمكنك استبدالها كما تريد، ويمكنك تغيير العناوين الفرعية أو إعادة هيكلتها، المهم أن تلتزم بالمضمون، وتعرض كل المعلومات الهامة، ولا تغفل أي جانب من جوانب فكرتك، والتزام بتتابع مفهوم يترتب بعضه على بعض، لسهولة القراءة.
(1) المقدمة (الملخص التنفيذي):
يلعب الملخص التنفيذي في نموذج خطة العمل الجاهزة المطروحة بين يديك، دور التعريف والابتداء، أن تسرد مجملًا ما تنوي أن تفصل فيه على مدار الخطة، وهو بمثابة تهيئة وكسر حاجز الجليد بينك وبين المتلقي، ليعرف من أنت؟ وما أنشطتك الرئيسية؟ وما هي منتجاتك وخدماتك؟ ومن هم عملائك؟ ومن منافسينك؟ وما متطلباتك المالية؟
غرض الملخص التنفيذي أن تشرح بشكل واضح بسيط كيف تحل شركتك مشكلة في السوق من خلال منتجاتك وخدماتك والطريقة التي تدفق بها الأرباح من خلال ممارسة أنشطة الشركة الرئيسية المؤدية إلى سد الفجوة وحل المشكلة. راعي أن يكون الملخص التنفيذي المكتوب في نموذج خطة العمل الجاهزة منظم، ويغطي جوانب العمل الخاص بك بشكل سلس، يساعد القارىء على تصور ما الآتي فيما بعد. ومن الهام معرفته أن بعض المستثمرين وحاضنات الأعمال حين تقييمهم لشركتك وفرصها الاستثمارية، قد يطلبون فقط الملخص التنفيذي، وهو ما يبين لك أهمية إتقان الجزء التقديمي، وعدم اعتباره افتتاحية تحتوي جملتين لا أكثر.
(2) بروفايل الشركة (السيرة الذاتية للشركة):
تكتب الشركات السيرة الذاتية كوثيقة أساسية منفصلة في بداياتها، ويمتد احتياجها لها على مدار عملها، فمثلًا في نموذج خطة العمل الجاهزة ستجد أنه واجب عليك إرفاق السيرة الذاتية لشركتك. بروفايل شركتك عبارة عن نبذة عن تاريخ الشركة ومتى وأين بدأت؟ وما إنجازاتها؛ وذلك تعبر عنه بأمثلة كعدد مبيعاتك، وعدد العملاء لديك وكذلك عدد موظفينك وفروعك وحجم إنتاجك ونشاطك التجاري. وتذكر بالمثل رؤية ورسالة المكان، وكلمة من المسئولين، وسيرة ذاتية لهم، واذكر نوع الشركة سواء كانت شركة شخصية أو ذات مسئولية محدودة أو شركة مساهمة أو غيرها، موضحًا جوانب مشروعيتها القانونية.
(3) المشكلة التي تستهدفها شركتك:
هنا الغرض أن تعرض أهدافك بصورة مغايرة، تتضح بعد أن تحدد المشكلة أو نقطة الألم لدى المستهلك والتي تعمل عليها من خلال أنشطة مؤسستك. وتفرد مساحة لأهدافك، وتكتبها على طريقة SMART، بشكل مفصل، يبيّن بخطوات مؤطرة زمنيًا، كل هدف ومعايير تحقيقه وموعد إنجازه. وضح الفجوة السوقية، ومشاكل السوق، ومشاكل المنافسين أو النقاط التي لا يستطيعون خدمتها بشكل جيد. وأعرض طبيعة النشاط التجاري الذي تعمل فيه بشكل عام.
(4) لماذا تعتبر منتجاتك أو خدماتك حلًا لهذه المشكلة؟
وضح كيف تحل منتجاتك وخدماتك المشكلة، وأسرد طبيعة منتجاتك، وخصائصها، تكاليفها، وطريقة إنتاجها، وميزتها التنافسية عن غيرها من الخدمات والحلول المطروحة بالسوق. ولا تغرق في استخدام المصطلحات الفنية والتقنية المتعلقة بالمجال، بسط قدر المستطاع. ويجدر بك أن تعرض حقوق الملكية التي تتمتع بها إن كانت هناك براءة اختراع تخص المنتج أو إن كان مبتكر غير مكرر بشكل ما.
من منطلق تقديم نموذج خطة العمل الجاهزة بما يتناسب مع طبيعة شركتك، لا توجد طريقة واحدة لعرض تفاصيل منتجاتك وخدماتك، فالأمر يرجع لطبيعة النشاط، والبعد الأساسي المولد للأرباح في منتجاتك.
بمعنى لو كان لديك منتج جديد يحتاج لشرح خصائصه بالطبع تطرق لهذا. ولكن إن كان المنتج معتاد وما توصلت إليه من قنوات توزيع أفضل تضمن لك انتشار أفضل من المنافسين، ركز على نقطة تميزك في المنتج، ولو استطعت خفض التكاليف، تكلم عن الآلية التي فعلت بها هذا، وكيف تتوقع أن يؤثر الأمر على أرباحك وزيادة مبيعاتك في السوق علاوة على المنافسين الأعلى سعرًا بنفس الجودة. وهكذا من طرق التناول، اجعل السرد متماشي مع ما تقدمه، وما يميز المنتج.
(5) الهيكل الإداري:
الأشخاص الموهوبون عماد نجاح أي شركة تجارية، وتبذل الكثير من الشركات جهد ضخم لاجتذاب المواهب والاستثمار فيهم والمحافظة عليها. كما تؤثر طريقة توزيع الأقسام، وطريقة الإدارة وما تقدمه من مميزات لدعم العاملين والعملاء على أداء الشركة. لذا حاول أن تشرح طريقة الإدارة، وقدر المرونة الذي تتمتع به، وأعطي نبذة عن موظفيك وكفاءتهم. وكلمة لك: المستثمرون يضعون أموالهم تحت تصرف الأشخاص الثقة، فلن يستثمر رجل أعمال في شركة لا يثق في قدرة مديرها على النهوض بها وتحقيق الإنجازات مهما كانت فكرة المنتج عظيمة. فلا تستبعد أن تكون طريقة الإدارة هي النقطة المدللة على استمرار نجاحك!
(6) عمليات التشغيل:
العمليات التشغيلية معنية بالجزء التنفيذي والتطبيقي أكثر من الجانب التخطيطي، ومع ذلك يعد التخطيط لعمليات التشغيل أمر بالغ الخطورة، يبدأ بتقسيم جميع العمليات الخاصة بالشركة، ليكون عندنا في النهاية أقسام مثل:
عمليات التشغيل الخاصة بالموردين والمشتريات.
عمليات التشغيل الخاصة بالمبيعات والتسويق.
عمليات التشغيل الخاصة بالمخزون.
عمليات التشغيل الخاصة بإدارة الموارد البشرية.
عمليات التشغيل الخاصة بالجوانب القانونية.
ومن ثَم يتم تحديد خطوات عمليات التشغيل لكل قسم فيهم، على شكل عمليات يومية، وعمليات طويلة المدى تتعلق بالأهداف الكبرى.
(7) استراتيجية التسويق و المبيعات:
يعد تضمين خطة التسويق الخاصة بك بشكل مختصر ضرورة في نموذج خطة العمل الجاهزة. لذا حاول أن تقوم بإعداد خطتك التسويقية بشكل مستقل ثم ضمنها هنا.
تعرف علي برنامج دفترة
لإدارة الشركات بشكل احترافي
(8) الجوانب المالية والمحاسبية:
تنقسم الجوانب المالية والمحاسبية إلى جانبين، جانب يرصد الواقع العالي ومعدل الأرباح اليومية الخاص بك، بالإضافة إلى جانب آخر مرتبط بتوقعاتك المالية وما تطمح إليه من عوائد وأرباح.
(9) تحليل SWOT:
بعد طرح المعلومات، تأتي أهمية التحليل في نموذج خطة العمل الجاهزة، وينقسم التحليل إلى:
- تحليل داخلي:
نقاط القوة
ونقاط الضعف.
- تحليل خارجي:
الفرص
والتهديدات.
ويرجح عند إعداد تحليل SWOT أن تجتمع عدة أقسام من الشركة، وأن يتم التحليل بشكل جماعي، وكلما كانت التحليلات دقيقة قادرة على الرصد والتنبؤ، كلما أحسنت التخطيط وجنيت ثماره.
(10) الاستراتيجيات الإدارية المقترحة:
بناءًا على التحليلات، ستعرف موضع الشركة في السوق بشكل دقيق، وهنا ننصحك باختيار الاستراتيجية المناسبة لشركتك، والتي قد تكون:
1) استراتيجية توسع: بالتعاون مع شركات أخرى في مجال مكمل لك، أو اتحاد مع شركة منافسة.
2) استراتيجية دخول أسواق جديدة: أن تتوسع في سوق لم يكن لك فيه حصة سوقية من قبل، أو تنتج منتجًا جديدًا له سوق مختلف.
3) الدخول لسوق لا علاقة له بقطاعي وتخصص شركتي: وذلك من خلال تغيير آلية الإنتاج وبعض أهداف الشركة.
4) بيع الشركة: استراتيجية الإحجام، في حالات الخسارة، إما بالبيع أو تقليص أنشطة الشركة.
(11) الختام:
في ختام نموذج خطة العمل الجاهزة، أرفق نبذة عن إنجازاتك، وأرقام المبيعات التي حققتها، والعملاء المكتسبين، وكم وجودة منتجاتك، والفعاليات المؤتمرات الهامة التي رتبتها الشركة، وسيكون جميلًا لو كانت التفاصيل ممتزجة بصور، تؤكد ما تشرحه.
يمكنك تحميل نموذج خطة عمل جاهزة من فواتير، بالضغط هنا:
