مزايا وعيوب برنامج دفترة

مميزات وعيوب برنامج دفترة

 

إن كنت تدير أحد الأنشطة التجارية أو الخدمية فلم تعد مسألة إمتلاكك لأحد أنظمة الموارد المؤسسية ERP System أمراً اختيارياً بعد الآن، ربما اعتبرنا هذا الأمر سابقاً من احتياجات المؤسسات الكبيرة فحسب، ولكن الآن تحول إلى أمر شبه إلزامي على المؤسسات المتوسطة والصغيرة كذلك، وهذا التغيير بدأ فور أن صار التحول الرقمي داخل جميع المؤسسات أياً كان نشاطها أو الغرض منها من مجرد فكرة واعدة تلتمع في ذهن أصحاب المؤسسات إلى واقع متسارع ما لبث وأن تحقق حتى جر كافة العاملين في قطاع الأعمال إليه. نستعرض معا في مايلي  بعض مزايا وعيوب برنامج دفترة 

 

 

والآن.. وبعد أن أقرت به الحكومات كذلك في مختلف دول العالم كافة وفي حكوماتنا العربية بشكل خاص، أصبح لزاماً على الجميع إيجاد النظام الأمثل لمجال علمه، ويوفر في نفس الوقت الآليات المحددة والمطلوبة من قبل الهيئات الحكومية الرسمية وعلى رأسها المؤسسات الضريبية.

 

أحد الأنظمة التي برزت مؤخراً لإدارة الموارد المؤسسية والتي صدرت تحديداً لخدمة رواد الأعمال في المنطقة العربية هو “دفترة”.  وهو نظام سحابي مبني بالكامل ليعمل على المتصفحات عبر الاتصال بشبكة الإنترنت Web Based Application، وموجه بشكل أساسي إلى أصحاب المؤسسات المتوسطة والصغيرة، ويدعم بشكل افتراضي اللغة العربية في القوائم والشاشات.

 

وسنعمل هنا على بيان أهم مزايا وعيوب برنامج دفترة  التي رصدناها أثناء استخدامنا للنظام، ومن خلال تعاملنا المباشر مع شاشات العمليات التي يقدمها في مختلف التطبيقات ومع أكثر من مجال عمل.

يمكنك الاشتراك من هنا
للتعرف علي برنامج دفترة بشكل أكبر

مزايا برنامج دفترة لإدارة الموارد المؤسسية:

 

1- دعم المؤسسات الضريبية الرسمية :

من بين كل الميزات التي سنذكرها، قد تكون هي الأهم لدى الكثيرين، فبعد أن انتقلت الحكومات بدورها إلى الحلول البرمجية والأتمتة، أصبحت تطالب أصحاب المؤسسات بأنظمة فوترة وبرامج محاسبية معتمدة من أجل تسجيل الضريبة، وهو ما يوفره نظام دفترة بالفعل باعتماده من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية، وكذلك إتاحة الربط المباشر مع مصلحة الضرائب في مصر .

 

2- واجهة عمل بسيطة وسهلة الاستخدام:

أكثر ما يميز نظام دفتره عن غيره من الأنظمة المماثلة اجتمع في نقطتين رئيسيتين… الأولى هي خدمات الدعم الفني (وسنسردها لاحقاً ضمن مزايا البرنامج) والثانية كانت في واجهة وتجربة الاستخدام التي يوفرها.

 

فنظام دفترة يتمتع بواجهة عصرية للغاية. وتُقدم كل شاشة عناصر واضحة يسهل فهمها واستخدامها حتى على من يختبر النظام لأول مرة، مما يجعل تجربة العمل على النظام وتسجيل مختلف العمليات تمر بسلاسة رائعة. وستتمكن غالباً من إجراء عملياتك الأولى بدون أي مساعدة من أي شخص تقريباً، وحتى إن تعثرت في أمر ما واحتجت إلى المساعدة في أي وقت فستجد ضالتك سريعاً مع خدمات الدعم الفني المميزة والتي سنتحدث عنها تفصيلاً في الفقرة التالية.

 

3- دعم فني مميز على مدار الساعة:

إن كنت تقرأ هذه السطور وأنت بصدد اتخاذ قرار حول امتلاك نظام محاسبي وإدارة مؤسسات جديد فخذ هذه النصيحة بجدية “امتلاك نظام إداري ومحاسبي يغطي احتياجاتك بنسب تتراوح بين %70 إلى 80% مستعيناً بفريق قوي لخدمات الدعم فني أفضل بكثير من العثور على نظام يوافق مجال عملك بنسبة 100% مع خدمات دعم فني دون المستوى”. 

 

فريق العمل على نظام دفترة أدرك هذه المسألة في مرحلة ما ويقدم خدمات دعم فني مميزة على مدار الساعة، فلا يقتصر الأمر على المساعدة في حل إشكالية ما بالنظام أو الإجابة عن استفسار معين وتقديم الشروحات الوافية، لكنك ستلاحظ أن معظم الفريق يمتلك الفهم الصحيح للنظم المحاسبية ويتأكد دائما من أن الشرح الخاص بمسألة ما يوافق العمل المحاسبي السليم وذلك بعد فهم مجال العمل الخاص بك والدورة المستندية المطلوب الوصول إليها. فهذا الأمر يزيد من الثقة بين صاحب العمل ومقدم الخدمة، ويقلل من هامش الخطأ في طريقة إدارة النشاط وتسجيل العمليات داخل الحساب.

 

4- مرونة التعديل وقابلية التخصيص:

الترويج لنفسه كنظام داعم لأكثر من 50 مجال عمل مختلف ليست عبارة دعائية بالكامل، فنظام دفترة يوفر بالفعل عدد كبير من التطبيقات والشاشات القابلة للتخصيص بحسب آلية العمل لديك، والعديد من الإعدادات التي يمكن تغييرها لتناسب حالات مختلفة لنفس مجال العمل الواحد. مما يجعله ملائما لإدارة أكثر من نشاط في نفس الوقت، ولن ترهق نفسك بالبحث عن نظام مختلف لكل نشاط لديك. التخصيص يشمل شاشات إدارة العملاء والمخزون والفواتير وحتى دليل الحسابات وضبط التوجيه الآلي الخاص بالقيود.. وهو ما يترك لك احتمالات لا نهاية لها في عمليات التخصيص داخل النظام. وربما النقطة الوحيدة التي اغفل عنها النظام في هذه المسألة هو تخصيص وتعديل التقارير.

 

5- باقة واحدة تشمل كل شيء:

أحد الأمور المميزة كذلك في نظام دفترة هو أنه لا يتعامل بآلية احتساب التكلفة عن كل تطبيق، بل ستجد أن أقل باقة يوفرها النظام تشمل بشكل مبدأي كافة التطبيقات الرئيسية التي تعد قوام أي نشاط تجاري أو خدمي، وهي المبيعات والعملاء والمخزون والحسابات العامة، وهو ما يجعل منه اختيارا مثالياً لمن بدأ نشاطه حديثاً وليس بحاجة إلى جميع التطبيقات الأخرى.

 

 أما إن أردت الحصول على كل شيء فستجد الباقة الشاملة التي تتوفر بسعر مميز كذلك مع اتاحة جميع التطبيقات دفعة واحدة، وستكون لك حرية تفعيل التطبيق أو إلغاؤه من داخل إعدادات الحساب الخاص بك، والأكثر إثارة من ذلك… أنه سيصلك باستمرار أي تحديثات جديدة للتطبيقات الحالية وستمتلك كذلك أي تطبيقات جديدة يتم إضافتها مستقبلاً. وبأخذ ذلك في الحسبان فأنت تمتلك نظاماً شاملاً يتسع باستمرار بتكلفة ثابتة سنوياً وعلى مدار فترة اشتراكك، مما يجعل نظام دفترة إجمالاً أحد أفضل الأنظمة قيمةً مقابل ما تحصل عليه الآن وتزداد قيمته مع كل عام يمضي وانت مستمر على اشتراكك.

 

اقرأ ايضا : ما هو أفضل برنامج محاسبة في السعودية لإدارة الشركات

يمكنك الاشتراك من هنا
للتعرف علي برنامج دفترة بشكل أكبر

  

عيوب برنامج دفترة لإدارة الموارد المؤسسية:

 

1- الحاجة إلى اتصال دائم بخدمات الانترنت:

صحيح أن خدمات الإنترنت أصبحت شبه متوفرة في أي مكان وزمان، ومن الصعب إيجاد مؤسسة لا يتوفر فيها الاتصال بخدمات الإنترنت بشكل عام، ولكن حدوث الأعطال في الشبكة أمر وارد، وللأسف نظام دفترة لا يوفر حلول بديلة في حال حدث خلل أو توقف في شبكة الإنترنت داخل المؤسسة. وسيتوجب على العاملين إما البحث عن مصدر مؤقت وسريع للإنترنت لاستكمال أعمالهم على النظام أو توقف كل شيء إلى حين عودة خدمات الإنترنت مرة أخرى. 

 

2- يدعم لغتين فقط لعرض الشاشات:

لا يقدم نظام دفترة دعماً للكثير من اللغات، إذ لا يمكن عرض الشاشات سوى باللغتين العربية والإنجليزية فقط، ولا يقدم دعما لباقي اللغات الشهيرة على الساحة كاللغة الفرنسية والألمانية مثلاً.

 

3- يدعم النظام 50 مجال عمل فقط:

يمتلك نظام دفترة آليات عمل مرنة تسمح له بالتخصيص لأكثر من مجال عمل، وهي ميزة رائعة أتاحت له التنوع بشكل كبير في مجال إدارة الأعمال، ولكن حتى الآن لا يدعم البرنامج سوى 50 مجال عمل فقط  مما قد لا يناسب العديد من أصحاب المؤسسات في مجالات عمل أخرى

 

4- نسخة تجريبية 14 يوم فقط:

يوفر نظام دفترة إمكانية إنشاء حساب مجاني لإختبار المزايا والتطبيقات بداخله، ولكن الفترة التجريبية تقتصر على 14 يوماً فقط. هذه الفترة يتخللها إمكانية طلب الدعم والمساعدة بشكل مجاني أيضاً ، ولكن كان من الأفضل لو امتدت الفترة التجريبية لوقت أطول.

يمكنك الاشتراك من هنا
للتعرف علي برنامج دفترة بشكل أكبر